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2017 10/10

Update bei der Kassenführung sowie geplante Änderungen ab 2018

Derzeit haben Unternehmer verschiedene Möglichkeiten der Kassenführung.

Arten der Kassenführung

Mit Ausnahme der offenen Ladenkasse müssen alle Geschäftsvorfälle bei elektronischen Aufzeichnungssystemen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Dies wurde nun erstmals auch gesetzlich verankert. So auch, dass Kasseneinnahmen und –ausgaben täglich zu erfassen sind. Bisher wurde die Einzelaufzeichnungspflicht aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) bzw. aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) abgeleitet.

Für eine Bäckerei bedeutet Einzelaufzeichnungspflicht, dass jedes verkaufte Brötchen (Vollkorn-, Sesam-, Mohnbrötchen usw.) einzeln und nicht als Warengruppe Brötchen erkennbar sein muss.

Nur wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft werden, kann aus Zumutbarkeitsgründen von der Einzelaufzeichnungspflicht abgesehen werden (offene Ladenkasse). Sobald aber ein elektronisches Aufzeichnungssystem, z. B. Registrierkasse, verwendet wird, sind die Daten einzeln aufzuzeichnen.

Der Gesetzgeber hat im Dezember 2016 ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen, dessen Änderungen teilweise bereits ab 2018 anzuwenden sind.

Die Kassen-Nachschau ermöglicht den Finanzbehörden ab 01.01.2018 die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und –ausgaben. Sie kann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten erfolgen. Dabei werden nicht nur elektronische Kassensysteme sondern auch offene Ladenkassen geprüft.

Ab dem 01.01.2020 müssen elektronische Aufzeichnungsgeräte durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, also aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und den Finanzbehörden für Außenprüfungen sowie die Kassen-Nachschau durch elektronische Aufbewahrung zur Verfügung zu stellen.

Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems müssen die Finanzbehörden nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck informiert werden.

Zusätzlich wird die Belegausgabepflicht eingeführt. Belege müssen weiterhin nicht zur Verfügung gestellt werden, wenn Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden und die Befreiung von den Finanzbehörden erteilt wird.

Wir informieren Sie gerne ausführlich und individuell über die gesetzlichen Neuerungen sowie die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Sprechen Sie uns einfach an.

Ihre Katja Marx
Diplom-Ökonomin | 07231 9241-0