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Ersetzendes Scannen:
Eine Schlüsselrolle in
der Digitalisierung

Effiziente Prozesse durch
Ersetzendes Scannen
und der Übergang zur
E-Rechnung

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In einer Welt, die von ständigem Wandel und technologischer Entwicklung geprägt ist, werden Unternehmen vor die Herausforderung gestellt, ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren. Eine Lösung, die nicht nur den Arbeitsalltag revolutioniert, sondern auch die Grundlage für eine nachhaltige digitale Transformation schafft, ist das Ersetzende Scannen. Diese Technologie ermöglicht nicht nur die Digitalisierung und revisionssichere Archivierung physischer Dokumente, sondern markiert einen Wendepunkt in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Arbeitsabläufe gestalten und ihre Ressourcen effizient nutzen.

Ersetzendes Scannen: Eine Schlüsselrolle in der Digitalisierung
Das Ersetzende Scannen steht im Mittelpunkt dieser digitalen Revolution, indem es Unternehmen dazu befähigt, sich von papierbasierten Abläufen zu verabschieden und in eine Welt der Effizienz und Produktivität einzutreten. Die manuelle Suche nach physischen Dokumenten gehört der Vergangenheit an, während automatisierte Prozesse Raum für Innovation und Wachstum schaffen. Diese Technologie beeinflusst nicht nur den Arbeitsfluss von Mitarbeitern, sondern optimiert auch den gesamten Lebenszyklus der Dokumentenverwaltung.

Gemeinsam weiterdenken

Ihre Vorteile

Die positiven Aspekte der digitalen Umwandlung von analogen Belegen in digitale Form sind offensichtlich. Vor allem wird Platz gespart, da das Belegarchiv digitalisiert wird und die Daten nahezu ausschließlich elektronisch gespeichert werden. Nach dem Scannen und einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation können die Papierbelege vernichtet werden, wodurch unzählige Ordner und Aktenschränke nicht mehr übermäßig belegt werden.

Durch den Einsatz geeigneter Software werden die digitalen Belege effizient sortiert und gespeichert. Das Auffinden der Belege gestaltet sich nun erheblich einfacher und schneller, da die entsprechende Software die Sucharbeit übernimmt.

Zeit ist bekanntlich Geld, und die digitale Umwandlung von Belegen spart letztendlich viel Zeit, was wiederum zu Kosteneinsparungen führt. Die digitalen Prozesse reduzieren die Personalkosten und ermöglichen gleichzeitig Einsparungen bei Papier- und Lagerkosten.

Nicht zuletzt ist der Datenschutz bei digitalen Belegen und Dokumenten besser gewährleistet. Der Zugriff auf das digitale Belegarchiv lässt sich einfacher kontrollieren im Vergleich zu einem analogen Archiv.

Digitalisierte Belege erleichtern auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen eines Unternehmens. Elektronisch versendete Ausgangsrechnungen erreichen den Kunden schneller und werden somit auch zügiger beglichen. Eingangsbelege in digitaler Form lassen sich vom Unternehmen schneller verarbeiten. Die Kommunikation mit dem Steuerberater wird ebenfalls schneller und unkomplizierter, wenn Daten und Belege digital vorliegen und einfach untereinander versendet werden können.

Das Ersetzende Scannen ermöglicht eine beschleunigte Dokumentenverarbeitung und beseitigt zeitraubende manuelle Schritte. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach physischen Dokumenten zu verschwenden. Dies führt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und Produktivität.

Durch die Umstellung auf digitale Dokumentenverwaltung wird nicht nur physischer Platz freigesetzt, sondern auch die Umweltbelastung durch den Papierverbrauch reduziert. Die ökologischen Vorteile tragen dazu bei, nachhaltige Geschäftspraktiken zu fördern.

Die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist von entscheidender Bedeutung. Das Ersetzende Scannen gewährleistet die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente, was nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch eine vertrauenswürdige Grundlage für Geschäftspraktiken schafft.

Die optimale Nutzung der Vorteile des Ersetzenden Scannens erfordert eine Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Durch klare Verfahrensdokumentationen wird nicht nur Transparenz geschaffen, sondern auch die Grundlage für eine nahtlose Integration in interne Kontrollsysteme (IKS) gelegt.

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Bernd Wettstein Certified Information Systems Auditor (CISA), IT-Auditor (IDW)

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Ersetzendes Scannen richtig umgesetzt!

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Rechtliche Aspekte beim Ersetzenden Scannen

Trotz der offensichtlichen Vorteile darf der rechtliche Rahmen beim ersetzenden Scannen nicht außer Acht gelassen werden. Die Digitalisierung von Belegen unterliegt bestimmten Vorschriften, die zwingend beachtet werden müssen. Die ,,Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) regeln diesen Prozess. Die GoBD werden regelmäßig aktualisiert, um den Fortschritten in der Digitalisierung gerecht zu werden. Die wesentlichen Vorgaben für die drei Schritte des ersetzenden Scannens lassen sich wie folgt zusammenfassen:

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Scannen von Belegen
Gemäß den aktuellen GoBD-Richtlinien ist mobiles Scannen dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Das bedeutet, dass Belege nicht mehr ausschließlich an ausgewiesenen Scangeräten im Unternehmen digitalisiert werden dürfen, sondern auch mit mobilen Endgeräten abfotografiert und hochgeladen werden können. Der Scanprozess darf auch im Ausland durchgeführt werden, was beispielsweise eine sofortige Digitalisierung von Eingangsbelegen wie eingehenden Rechnungen ermöglicht.

Archivierung der Belege
Die Archivierung bezieht sich auf die Aufbewahrung der Belege, wobei gesetzlich eine revisionssichere Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgeschrieben ist. Revisionssicherheit umfasst verschiedene Aspekte, darunter die Nachvollziehbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit, zeitgerechte Belegsicherung, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit der Belege. Die digitale Belegverwaltung erfolgt in geeigneten Programmen wie DATEV Unternehmen online oder Buchhaltungssoftware, die automatische Ordnung und schnelle Wiederfindbarkeit der Dokumente ermöglichen.

Vernichtung von Belegen
Die Digitalisierung von Belegen wird besonders sinnvoll, wenn die Originalbelege in Papierform anschließend vernichtet werden können. Die Vorschriften der GoBD müssen dabei beachtet werden, insbesondere in Bezug auf die Verfahrensdokumentation. Diese dokumentiert alle Schritte des ersetzenden Scannens im Unternehmen, um die digitale Buchhaltung prüfbar und nachvollziehbar zu machen. Die Vernichtung der Dokumente darf erst nach Abschluss aller in der Verfahrensdokumentation festgelegten Schritte erfolgen und nur, wenn keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten zur analogen Aufbewahrung der Originaldokumente bestehen.

Der rechtliche Rahmen für die Verwendung von digitalen Belegen mag auf den ersten Blick komplex erscheinen. Bei genauer Betrachtung wird jedoch deutlich, dass die Vorgaben klar definiert sind. Der digitale Beleg ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung eines Unternehmens und unverzichtbar für die digitale Buchhaltung. Um von der analogen zur digitalen Belegverwaltung zu wechseln, bedarf es lediglich einer gründlichen Einarbeitung in die gesetzlichen Vorschriften.

Technische Grundlage des Ersetzenden Scannens – TR-RESISCAN

Die TR-RESISCAN, veröffentlicht vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Jahr 2013, bietet eine technische Richtlinie für erhöhte Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen. Diese Richtlinie, mit dem Titel „TR 03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen“, hat rein empfehlenden Charakter und ergänzt bestehende Richtlinien. Sie wird regelmäßig aktualisiert und durch neue Anwendungshinweise erweitert. Die TR-RESISCAN regelt nicht die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens, sondern legt technische Anforderungen und deren Umsetzung fest. Hersteller und Dienstleister können sich einer Konformitätsprüfung unterziehen, um eine Zertifizierung zu erhalten.

Elektronische Signaturen

Die TR-RESISCAN definiert auch, wie ein elektronisches Dokument seine Beweiskraft behält. Obwohl einem eingescannten Beleg grundsätzlich eine geringere Beweiskraft zukommt als einem unterzeichneten Originaldokument, kann die digitale Kopie durch eine qualifizierte elektronische Signatur und einen Zeitstempel die gleiche Beweiskraft erhalten. Signatursoftware wie OpenLimit ermöglicht das Signieren von Dokumenten während des Scanvorgangs und erfüllt somit alle erforderlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen.

Icon Technik

Schutzbedarfsanalyse

Gemäß der TR-RESISCAN ist eine Schutzbedarfsanalyse der originären Papierdokumente die Basis für rechtssicheres Scannen. Dabei wird das angemessene Sicherheitsniveau für jedes zu verarbeitende Dokument festgelegt. Je nach Schutzbedarf kann eine unterschiedliche Scanstrategie empfohlen werden. Es gibt drei Schutzbedarfskategorien (normal, hoch und sehr hoch), die davon abhängen, welche theoretischen Schadensauswirkungen entstehen können. Bei erhöhtem Schutzbedarf ist möglicherweise kein ersetzendes Scannen erlaubt, und das Originaldokument muss in Papierform aufbewahrt werden.

Ersetzendes Scannen mit DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online unterstützt das ersetzende Scannen, was eine papierlose Buchführung ermöglicht. Die Anwendung wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gemäß den TR-RESISCAN-Richtlinien geprüft und zertifiziert. Bei diesem Verfahren werden Belege eingescannt oder abfotografiert. Nach dem Scanvorgang und der digitalen Ablage der Belege können die ursprünglichen Papierdokumente sicher vernichtet werden. Es ist wichtig, dass der Scannprozess strukturiert durchgeführt wird und die Belege revisionssicher in der DATEV Cloud archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation muss erstellt werden, die alle Schritte des ersetzenden Scannens detailliert dokumentiert.

Verfahrensdokumentation als Schlüsselinstrument

Um die Effizienz von Ersetzendem Scannen vollständig zu realisieren und gleichzeitig den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, ist eine sorgfältige Verfahrensdokumentation unerlässlich. Diese dient nicht nur als Hilfsmittel zur Beschreibung technischer und organisatorischer Maßnahmen, sondern auch als Leitfaden für die Integration in bestehende Prozesse. Eine klare Dokumentation fördert nicht nur Transparenz, sondern unterstützt auch bei internen Audits und externen Prüfungen. Verfahrensdokumentationen sind somit Schlüsselelemente für eine effiziente Implementierung von Ersetzendem Scannen.

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E-Rechnung als Weiterentwicklung in der Digitalisierung

Im Kontext der fortschreitenden Digitalisierung ist die E-Rechnung ein weiterer Meilenstein. Die elektronische Rechnungsstellung bringt nicht nur Vorteile für den Rechnungssteller, sondern auch für den Rechnungsempfänger. Durch den Einsatz von standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD wird der Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern erleichtert. Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den gesamten Rechnungsworkflow.

Übergang zu E-Rechnung: Kontinuität der Digitalisierung

Die Implementierung von Ersetzendem Scannen schafft die ideale Grundlage für die nahtlose Integration der E-Rechnung. Beide Technologien ergänzen sich perfekt, um eine durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu ermöglichen. Während Ersetzendes Scannen den Weg für die Digitalisierung von physischen Dokumenten ebnet, setzt die E-Rechnung diesen Weg konsequent fort, indem sie den gesamten Rechnungsprozess digitalisiert.

Fazit

Ersetzendes Scannen und E-Rechnung sind Schlüsselkomponenten für Unternehmen, die ihre Geschäftspraktiken auf die Anforderungen der digitalen Ära ausrichten möchten. Die Integration beider Technologien schafft nicht nur effiziente, transparente und revisionssichere Abläufe, sondern stellt sicher, dass Unternehmen kontinuierlich von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ersetzendes Scannen und E-Rechnung bieten, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu gestalten. Lassen Sie uns gemeinsam die Chancen der Digitalisierung nutzen und eine Grundlage für nachhaltigen Erfolg schaffen.