Das vorliegende Dokument legt die Benutzungsregeln und Verfahrensweisen (die „Benutzungsregeln“) für das Mandantenportal der dhmp & Co. KG Steuerberatungsgesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (nachfolgend „dhmp“), einer webbasierten Plattform für den gemeinsamen Dokumentenaustausch und für Archivierungszwecke zwischen der dhmp und ihren Mandanten (das „dhmp Mandantenportal“) fest. Das Mandantenportal wird den Mandanten der dhmp (jeder von ihnen ein „Mandant“) im Hinblick auf den gemeinsamen Austausch und die Archivierung von Daten und Dokumenten sowie für den (gemeinsamen) Zugriff hierauf zur Verfügung gestellt.
Sämtliche im dhmp Mandantenportal enthaltenen Daten und Dokumente, einschließlich der Daten und Dokumente, die vor dem Schließen des dhmp Mandantenportals hinzugefügt oder auf Anfrage von dhmp oder dem Mandanten bereitgestellt werden (die „Informationen“), werden – nach Maßgabe der darin enthaltenen Einschränkungen und Restriktionen – ausschließlich zu den Bedingungen des Auftragsschreibens zwischen der dhmp und dem Mandanten sowie den dort beigefügten (i) IDW Auftragsbedingungen sowie (ii) besonderen dhmp Auftragsbedingungen (der „Auftrag“) offengelegt.
1. Inhalt des dhmp Mandantenportals
1.1. Informationen, bei denen es sich um „vertrauliche Informationen“ im Sinne des Auftrages handelt, werden von dhmp zu den Bedingungen der folgenden Unterlagen zugänglich gemacht:
1.1.1. der vorliegenden Benutzungsregeln und
1.1.2. des Auftrages.
In Fällen, in denen die Bedingungen des Auftrages mit diesen Benutzungsregeln im Widerspruch stehen, hat der Auftrag Vorrang.
1.2. Durch die in diesen Benutzungsregeln enthaltenen Bestimmungen oder die Weitergabe von Informationen an den Mandanten bzw. die Benutzer wird keine Verpflichtung der dhmp zur Durchführung des Auftrages begründet und (ii) entsteht zu keinem Zeitpunkt irgendeine sonstige Verpflichtung für die dhmp gegenüber dem Mandanten; außerdem (iii) sind sie nicht als Zustimmung der dhmp zu irgendwelchen Bestimmungen in einem zu verhandelnden Auftrag auszulegen.
1.3. Von Zeit zu Zeit können im dhmp Mandantenportal zusätzliche Informationen hinzugefügt werden. Beim ersten Zugriff auf das dhmp Mandantenportal können Mandanten bzw. die Benutzer eine Benachrichtigungsfunktion auswählen, durch die sie jedes Mal einen Hinweis per E-Mail erhalten, sobald neue Dokumente hinzugefügt wurden und der Mandant diese Funktion für die betreffenden hochgeladenen Dokumente aktiviert hat. Außerdem sollten die Benutzer das dhmp Mandantenportal regelmäßig, jedenfalls ein Mal pro Woche aufsuchen, da das Einfügen neuer Dokumente auch dadurch offensichtlich wird. Jedoch übernimmt oder akzeptiert dhmp keine Verpflichtung zur Bereitstellung zusätzlicher oder aktualisierter Informationen oder zur Korrektur von Ungenauigkeiten oder Unstimmigkeiten der Informationen, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes vereinbart wurde.
1.4. Jegliche Unstimmigkeiten zu den Inhalten des dhmp Mandantenportals sind vom Mandanten schnellstmöglich gegenüber dem ihm im Auftrag benannten Ansprechpartner anzuzeigen, damit diese Unstimmigkeit sobald wie möglich beseitigt werden kann.
2. Zugang zum dhmp Mandantenportal
2.1. Der Zugang zum dhmp Mandantenportal für einen Mandanten, seine gesetzlichen Vertreter oder seine Mitarbeiter (zusammen die „Benutzer“) ist davon abhängig, dass ein gesetzlicher Vertreter des Mandanten (der „Vertreter“) den Benutzungsregeln bei der erstmaligen Anmeldung zugestimmt hat und dabei auch die vollständige Auflistung aller derjenigen Personen, die Zugang zum dhmp Mandantenportal benötigen ausgefüllt und bestätigt hat. Spätere Anträge auf Zugang zum dhmp Mandantenportal für zusätzliche Benutzer und Änderungen der Zugriffsberechtigung einzelner Benutzer ist jederzeit im Mandantenportal durch den Vertreter möglich. Die dem einzelnen Benutzer eingeräumte Zugriffsberechtigung gilt jeweils bis auf Widerruf gegenüber der dhmp durch den Vertreter selbst über das Mandantenportal.
2.2. Der Vertreter ist verpflichtet, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben zu den einzelnen Benutzern selbst zu prüfen. Der Vertreter ist auch verpflichtet, der dhmp alle Änderungen hinsichtlich der Zugriffsberechtigungen, insbesondere Änderungen der Benutzer (Vorname, Nachname, E-Mail und Mobilnummer) unverzüglich mitzuteilen, sobald er davon Kenntnis erlangt.
2.3. Die Zustimmung zu den vorliegenden Benutzungsregeln durch den Vertreter gilt als im Namen aller Parteien erfolgt, die zu dem betreffenden Mandanten gehören oder ihn vertreten und denen anschließend der Zugang zum dhmp Mandantenportal gewährt wird.
2.4. Jede Person, die zum Zugriff auf das dhmp Mandantenportal befugt ist, wird bei jedem Ersuchen um Zugang zum dhmp Mandantenportal zur Eingabe ihrer E-Mail-Adresse und ihres Passwortes aufgefordert. An erstmalige Nutzer des dhmp Mandantenportals wird ein vorläufiges Passwort ausgegeben, das beim ersten Einloggen geändert werden muss.
2.5. Nach der Eingabe des korrekten Nutzernamens und Passwortes wird die einzelne Person aufgefordert, unter anderem Folgendes zu bestätigen:
2.5.1. dass sie die Bedingungen der Benutzungsregeln versteht und sich separat zu deren Befolgung bereit erklärt hat;
2.5.2. dass es sich bei ihr um den berechtigten Nutzer des dhmp Mandantenportals handelt, an den das Passwort herausgegeben wurde und sie das Passwort nicht auf unberechtigtem Wege erhalten hat; und
2.5.3. dass sie anerkennt und akzeptiert, dass weder die dhmp noch ein mit ihr verbundenes Unternehmen, noch ein gesetzlicher Vertreter oder einer ihrer jeweiligen leitenden Angestellten, Mitarbeiter oder Beauftragten im Hinblick auf die Genauigkeit oder Vollständigkeit der im dhmp Mandantenportal zur Verfügung gestellten Informationen eine Verantwortung übernehmen oder ausdrückliche oder stillschweigende Zusicherungen machen oder irgendeine Gewährleistung geben. Eine etwaige Haftung der dhmp richtet sich ausschließlich nach dem Auftrag zwischen der dhmp und dem Mandanten.
2.6. Jede Person kann erst dann auf das dhmp Mandantenportal zugreifen, sofern und sobald sie die vorgenannten Punkte bestätigt hat.
2.7. Die dhmp behält sich das Recht vor, einer Person den Zugang zum dhmp Mandantenportal zu verweigern oder den Zugang zum dhmp Mandantenportal jederzeit ohne Angabe von Gründen oder Einhaltung einer Frist zu beenden. Der Zugang zum dhmp Mandantenportal wird insbesondere dann widerrufen, wenn das Mandat zwischen der dhmp und dem Mandanten beendet wird.
3. Umgang mit dem dhmp Mandantenportal
3.1. Der Mandant verpflichtet sich, das dhmp Mandantenportal nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere keine Daten in das Portal einzubringen, die infizierte Software enthalten.
3.2. Der Mandant verpflichtet sich weiter, das dhmp Mandantenportal in einer Art und Weise zu benutzen, dass die Nutzbarkeit des dhmp Mandantenportal für weitere Mandanten nicht negativ beeinflusst wird.
3.3. Der Mandant ist zudem verpflichtet insbesondere durch präzise Fehleranzeige an einer Fehleranalyse mitzuwirken
4. Verfügbarkeit des dhmp Mandantenportals
Mit Ausnahme von planmäßigen Stillstandzeiten ist das dhmp Mandantenportal, sofern nicht anderweitig angekündigt, während des Zeitraums, für den Mandanten der Zugang gewährt wird, 24 Stunden täglich an sieben Tagen der Woche geöffnet.
5. Nutzung der Informationen
5.1. Die dhmp kann nach eigenem Ermessen das Herunterladen oder Ausdrucken bestimmter Informationen gestatten. Über die Verwendung und Weiterleitung heruntergeladener Informationen entscheidet ausschließlich der Mandant.
5.2. Werden Informationen ausgedruckt oder heruntergeladen, so gelten sie als zu den Bedingungen der vorliegenden Benutzungsregeln und des Auftrages gedruckt oder heruntergeladen und unterstehen weiterhin diesen Bestimmungen.
5.3. Der Benutzer verfügt über die auf dem dhmp Mandantenportal enthaltenen Informationen nur in dem ihm gestatteten Umfang. Sofern für ihn Anzeige-, Druck oder Download-Funktionen nicht aktiviert wurden, fehlt ihm die Gestattung zur Nutzung der Informationen im Sinne der Funktionen. Er wird nicht versuchen die hiervon betroffenen Dokumente und Informationen herunterzuladen, zu scannen, zu kopieren, zu drucken oder anderweitig zu erfassen.
5.4. Jeder Benutzer wird nicht versuchen, die Sicherheitsfunktionen der dem dhmp Mandantenportal zugrundeliegenden Website zu umgehen. Jeder Versuch zur Umgehung der Sicherheitsmaßnahmen des dhmp Mandantenportals muss unterbleiben.
6. Sicherheit
6.1. Benutzer, denen Nutzernamen und Passwörter zugeteilt und zugesandt wurden, dürfen ihre Nutzernamen und Passwörter aus keinem Anlass irgendeiner anderen Person offenlegen. Benutzer haben zudem geeignete Vorkehrungen zu treffen, um den unbefugten Zugriff Dritter zu vermeiden. Sollten weitere Personen Nutzernamen und Passwörter benötigen, kann der Vertreter diese Benutzer im Mandantenportal entsprechend anlegen und den Zugriff erteilen.
6.2. Beim Zugriff auf das dhmp Mandantenportal hat jeder Benutzer:
6.2.1. alle erforderlichen Schritte zu unternehmen, um sicher zu stellen, dass die darin enthaltenen Informationen nicht für andere Personen sichtbar sind oder von ihnen eingesehen werden können;
6.2.2. seinen Computer (oder seine sonstigen Kommunikationseinrichtungen, mit denen er sich im dhmp Mandantenportal eingeloggt hat) nicht unbeaufsichtigt zu lassen, während er im dhmp Mandantenportal eingeloggt ist; und
6.2.3. sicher zu stellen, dass er sich nach Beendigung der Nutzung durch das Schließen seines Internet Browser-Programms oder der dhmp App aus dem dhmp Mandantenportal ausloggt.
Das System führt Aufzeichnungen darüber, welcher Nutzername zu welchen Zeiten zum Zugriff auf bestimmte Dokumente verwendet wurde.
7. Technischer Support
Benutzer, die beim Zugang zum dhmp Mandantenportal oder bei seiner Nutzung technische Schwierigkeiten feststellen, sollten sich wenden an: portal@dhmp.de
8. Datenschutz
8.1. Die Parteien haben mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die mit der Bearbeitung oder Erfüllung dieses Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes beachten und die im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis erlangten Informationen nicht an Dritte weitergegeben oder in sonstiger Weise verwerten: Eine nach dem Datenschutz erforderliche Verpflichtung der mit der Vertragsabwicklung befassten Person auf die Wahrung des Datengeheimnisses ist von der erstmaligen Aufnahme ihrer Tätigkeit vorzunehmen.
8.2. Sofern und soweit Dritte im Rahmen der Leistungserbringung durch die dhmp Zugriff auf personenbezogene Daten des Benutzers haben oder diese zur Kenntnis nehmen können, hat die dhmp mit den Dritten, insbesondere fino kanzleidrive GmbH und WIADOK GmbH & Co. KG, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO geschlossen.
8.3. Die weiteren Einzelheiten im Bezug auf die Verarbeitung der Daten der Benutzer des dhmp Mandantenportals regelt die Datenschutzerklärung der dhmp.
9. Haftungsausschluss
9.1. Die dhmp übernimmt keine Haftung, wenn Zugriffe unberechtigten Personen erteilt werden, die auf unvollständigen oder unrichtigen Angaben des Mandanten beruhen. Ebenfalls haftet die dhmp nicht, wenn Zugangsdaten missbräuchlich verwendet oder an unberechtigte Personen weitergegeben werden.
9.2. Die dhmp haftet im Hinblick auf Genauigkeit oder Vollständigkeit der von ihr bereit gestellten Informationen und Unterlagen oder in sonstiger Weise in Bezug auf diese ausschließlich nach Maßgabe der Bestimmungen des Auftrages. Im Übrigen gibt sie diesbezüglich keinerlei ausdrückliche oder stillschweigende Zusicherungen oder Gewährleistungen ab und übernimmt keinerlei weitergehende Verantwortung oder Haftung.
9.3. dhmp, die mit ihr verbundenen Unternehmen, die gesetzlichen Vertreter der dhmp oder ihrer Unternehmensgruppe übernehmen keine Haftung für Schäden jeglicher Art, die an Computern, Computersystemen oder sonstigen Kommunikationseinrichtungen, durch die auf das dhmp Mandantenportal zugegriffen wurde, in irgendeiner Weise als Folge der Nutzung des dhmp Mandantenportals oder des Herunterladens von Informationen aus ihm auftreten; dasselbe gilt für Schäden an Informationen, die auf diesen Computern, Computersystemen oder sonstigen Kommunikationseinrichtungen gespeichert sind. Alle Benutzer nutzen das dhmp Mandantenportal ausschließlich auf eigene Gefahr.
10. Schlussbestimmungen
10.1. Sollte eine Bestimmung dieser Benutzungsregeln vollständig oder teilweise ungültig sein oder werden, werden die Benutzungsregeln als Ganzes davon nicht berührt. In diesem Fall wird die betreffende ungültige Bestimmung durch eine gültige Bestimmung ersetzt, die dem Zweck der ursprünglichen Bestimmung so nahe wie möglich kommt. Dasselbe gilt bei eventuellen Lücken in den Benutzungsregeln.
10.2. Die Benutzungsregeln unterliegen ausschließlich dem deutschen Recht.
10.3. Soweit gesetzlich zulässig, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle sich aus oder in Zusammenhang mit diesen Benutzungsregeln ergebenden Streitigkeiten Karlsruhe.
10.4. Die dhmp behält sich vor, die Benutzungsregeln jederzeit unter Wahrung einer dem Einzelfall angemessenen Ankündigungsfrist zu ändern.
11. Annahmeerklärung
Ich verpflichte mich/ Wir verpflichten uns hiermit zur Befolgung der vorliegenden Benutzungsregeln für das dhmp Mandantenportal. Die vorstehend aufgeführten Haftungsausschlüsse habe ich/ haben wir zur Kenntnis genommen und stimme/ stimmen diesen ausdrücklich zu.
Stand der Online Nutzungsbedingunge: 01.02.2025