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dhmp Mandantenportal

Häufig gestellte Fragen und die richtigen Antorten

THEMEN: Bedienung | Benutzeroberfläche | Datenraumstruktur & Zugriffsverwaltung | Freigebe, Direkt-Link und Dateien anfordern | dhmp Mandantenportal als App | WebDAV-Verbindung | Noch Fragen oder Wünsche?

Bedienung

Die Zugangsdaten für die Erstanmeldung erhalten Sie von uns per E-Mail. Darin befindet sich Ihr Initial-Kennwort. Meldet sich der Anwender mit diesen Daten an, wird er vom System aufgefordert ein eigenes Passwort zu vergeben, welches ab diesem Zeitpunkt gültig ist. Danach hat man Zugriff auf das dhmp Mandantenportal.

Nein, diese Möglichkeit besteht nicht. Allerdings wird die Begrüßungsmail für die Erstanmeldung nicht unbedingt benötigt.

Denn ein Benutzer, der sein Initialkennwort verloren hat (z.B. weil er die Begrüßungsmail versehentlich gelöscht hat), kann sich dennoch erstmalig anmelden. Er muss dazu nur die dhmp Mandantenportal Startseite aufrufen, dort auf “Kennwort vergessen?” klicken, seine E-Mail-Adresse eingeben und anschließend auf “Neues Kennwort anfordern”.

Die Begrüßungsmail kann nicht erneut abgeschickt werden, weil das initiale Kennwort aus Sicherheitsgründen nicht im System hinterlegt ist. Das System kennt das initiale Kennwort also nur einmal, danach wird es wieder verworfen.

Ja und Nein. Dokumente die im Posteingang/ Archiv liegen, können nicht gelöscht werden, da diese von uns bereitgestellt werden. Dies betrifft die Ordner „A01“ bis „A08“.

Allerdings können Dokumente im Postausgangsbereich gelöscht werden, wenn diese versehentlich hochgeladen wurden. Jeder Datenraum besitzt einen Papierkorb, aus dem gelöschte Dateien wiederhergestellt werden können, denn Dateien werden beim Löschen in den Papierkorb des Datenraums verschoben. Die Dateien werden 30 Tage im Papierkorb aufbewahrt, bevor sie automatisch endgültig gelöscht werden.

Die Suchfunktion (Lupe als Symbol) finden Sie direkt in der obersten Leiste des Mandantenportals. Mit Hilfe der Suchfunktion kann schnell und komfortabel nach Dateien, Datenraum und Verzeichnissen gesucht werden. Das Ergebnis kann optional über Filter weiter verfeinert werden.

Hinweis: Bei der Suche nach mehreren Begriffen verbindet man diese mit einem * zum Beispiel dhmp*1.

Dateien haben technisch bedingt eine maximale Größe von 60 GB.

Maximale Länge: 150 Zeichen

Nicht erlaubte Zeichen: <>:\|?*/

Namen dürfen nicht mit einer Zahl beginnen.

Namen dürfen nicht mit einem Bindestrich beginnen.

Namen dürfen nicht mir einem Punkt enden. Beispiel: Ordnername „Grafiken, Fotos usw.“. Diese Einschränkung existiert, da Windows keine Ordnernamen mit abschließendem Punkt unterstützt.
Nicht erlaubte Namen: CON, PRN, AUX, NUL, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, LPT5, LPT6, LPT7, LPT8, LPT9. Beispiel: Dateiname “CON.txt. Diese Einschränkung existiert, da diese Namen in Windows als interne Gerätenamen reserviert sind und daher nicht für Ordner- und Dateinamen verwendet werden können.

Hinweis: Abspeichern von Dokumenten, die mit einer Zahl beginnen.

Bitte Dokumente nicht mit einer Zahl beginnend abspeichern. Das führt zu einer Fehlermeldung im System und die Datei kann nicht übertragen werden. Hintergrund ist, dass im System pro Datei eine Dokumentennummer hinterlegt wird. Sobald Ihre Datei hochgeladen und an uns übermittelt wurde, erhält diese eine Dokumentennummer. Das ist wichtig, damit wir bei Suchen oder Fragen die richtige Datei finden und immer ganz sicher vom derselben Datei sprechen, z.B. wenn wir intern die Datei umbenennen.

Support

Wenn Sie ein Problem oder eine Frage zum dhmp Mandantenportal haben und weitere Unterstützung benötigen, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an portal@dhmp.de.

Datenräume und Ordner anlegen

Im Ordner „A00 Persönlicher Datenraum“ können Sie sich selbst verwalten und beliebig viele neue Datenräume anlegen. Mit diesem Ordner schenken wir Ihnen einen geschützten und privaten Raum. Dieser wird nicht mit der Ablagestruktur unseres DATEV DMS synchronisiert. Nur Sie sehen darin befindliche Unterlagen. Es ist ihr privater Safe.

Im Bereich Posteingang/ Archiv (Ordner „A01“ – „A07“) können keine neuen Datenräume angelegt werden. Das dient der Übersichtlichkeit, den in diesem Bereich erhalten Sie von uns Ihre Unterlagen bereitgestellt. Die Ablagestruktur richtet sich dabei an die unserer in DATEV DMS.

Ebenfalls können keine neuen Datenräume in den Ordnern „A08 FAQ und Dokumentationen“ sowie „A09 Zugriffsverwaltung“ angelegt werden.

Im Postausgangbereich (Ordner „A10“ – „A14“) ist es theoretisch möglich neue Datenräume anzulegen. Für einen reibungslosen und einfachen Datenaustausch ist es jedoch einfacher, wenn keine neuen Datenräume angelegt werden. Die Unterlagen im Postausgangsbereich kommen auf direktem Wege bei uns an, werden aus dem Mandantenportal heruntergenommen und bearbeitet. Somit haben Sie neue Datenräume, die später einfach nur leer sind. Nach und nach ergibt das einen unübersichtlichen Postausgang für Sie.

Im Ordner „A00 Persönlicher Datenraum“ können Sie sich selbst verwalten und beliebig viele zusätzliche Unterordner anlegen. Mit diesem Ordner schenken wir Ihnen einen geschützten und privaten Raum. Dieser wird nicht mit der Ablagestruktur unseres DATEV DMS synchronisiert. Nur Sie sehen darin befindliche Unterlagen. Es ist ihr privater Safe.

Im Bereich Posteingang/ Archiv (Ordner „A01“ – „A07“) können keine neuen Ordner angelegt werden. Das dient der Übersichtlichkeit, den in diesem Bereich erhalten Sie von uns Ihre Unterlagen bereitgestellt. Die Ablagestruktur richtet sich dabei an die unserer in DATEV DMS.

Ebenfalls können keine neuen Unterordner in den Ordnern „A08 FAQ und Dokumentationen“ sowie „A09 Zugriffsverwaltung“ angelegt werden.

Im Postausgangbereich (Ordner „A10“ – „A14“) ist es theoretisch möglich neue Unterordner anzulegen. Für einen reibungslosen und einfachen Datenaustausch ist es jedoch einfacher, wenn keine neuen Unterordner angelegt werden. Die Unterlagen im Postausgangsbereich kommen auf direktem Wege bei uns an, werden aus dem Mandantenportal heruntergenommen und bearbeitet. Somit haben Sie neue Unterordner, die später einfach nur leer sind. Nach und nach ergibt das einen unübersichtlichen Postausgang für Sie.

Ja. Im Ordner „A00 Persönlicher Datenraum“ sowie im Postausgangsbereiche (Ordner „A10“ – „A14“) können neu angelegte Datenräume und Ordner gelöscht werden. Beim Löschen werden stets alle sich darin befindliche Unterlagen oder Unterordner entfernt.

Anbindung und Integration

Ja. Die Inhalte des dhmp Mandantenportals könne als eigenes Laufwerk im Windows Explorer bzw. Mac Finder dargestellt und aufgerufen werden. Anleitungen hierzu finden Sie im Mandantenportal unter “A08 FAQ und Dokumentation”, Unterordner “A0802 Dokumentation” oder auf unserer Homepage unter Dokumentation.

Benutzeroberfläche

Sie können selbst entscheiden, bei welchen Datenraum Sie per E-Mail benachrichtigt werden, sobald dort eine neue Datei hochladen. Auch können Sie einstellen über welche Aktivitäten Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten.

Die Glockenfunktion: Diese ist vom System erstmal deaktiviert. Für jeden Datenraum können Sie selbst entscheiden, ob Sie benachrichtigt werden möchten, sobald dort eine Datei hochgeladen wurde. Wenn Sie das wünschen, klicken Sie auf das Glockensymbol im jeweiligen Datenraum und aktivieren Sie somit die Benachrichtigungsfunktion. Diese Einstellung muss für jeden Datenraum separat getätigt werden.

Benachrichtigungen

Sie können selbst einstellen über welche Aktivitäten Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten. Gehen Sie dazu auf ihr Benutzerkonto, rechts oben auf den Kreis mit Ihren Initialen oder Ihrem Bild, sofern Sie eins hinterlegt haben. Dort auf den Menüpunkt „Benutzerkonto verwalten“. Ihr Benutzerkonto öffnet sich. Klicken Sie auf den Reiter „Benachrichtigungen“. Hier können Sie festlegen bei welche Aktivität Sie per E-Mail benachrichtigt werden (neue Zugriffsrechte, neue Gruppen, Neue Dateien, Neue Kommentare zu einer Datei).

Benutzerkonto

Rechts oben in der Leiste finden Sie ein Kreis mit Ihren Initialen. Klicken Sie dort auf „Benutzerkonto verwalten“. Es öffnet sich Ihr Benutzerkonto. Unter dem Reiter „Profil“ können Sie ein Profilbild hinterlegen und auf Wunsch selbst ändern.

Rechts oben in der Leiste finden Sie ein Kreis mit Ihren Initialen. Klicken Sie dort auf „Benutzerkonto verwalten“. Es öffnet sich Ihr Benutzerkonto. Unter dem Reiter „Profil“ können Sie Ihre Persönlichen Daten ändern. Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie Benutzername (an dieser Stelle ist anzumerken, der Benutzername ist immer Ihre E-Mail-Adresse).

Bitte informieren Sie bei Änderungen Ihren Key-User, der für die Zugriffsverwaltung zuständig ist.

Wichtiger Hinweis: Jegliche Änderung der persönlichen Daten muss zusätzlich in den beiden Zugriffsverwaltungs-PDFs (Ordner „A08 Zugriffsverwaltung“) aktualisiert werden. Ansonsten kann es passieren, dass das System die automatisierte Zugriffsberechtigung nicht mehr zuordnen und ein Zugriff auf Datenräume nicht mehr möglich ist.

Rechts oben in der Leiste finden Sie ein Kreis mit Ihren Initialen. Klicken Sie dort auf „Benutzerkonto verwalten“. Es öffnet sich Ihr Benutzerkonto. Unter dem Reiter „Ansicht“ können Sie die Sprache ändern.

Rechts oben in der Leiste finden Sie ein Kreis mit Ihren Initialen. Klicken Sie dort auf „Benutzerkonto verwalten“. Es öffnet sich Ihr Benutzerkonto. Unter dem Reiter „Sicherheit“ können Sie Ihr Anmeldekennwort ändern. Ebenfalls gibt es unter diesem Reiter die Möglichkeit eine zweistufige Authentifizierung zu aktivieren.

Datenraumstruktur & Zugriffsverwaltung

Datenstruktur

Die Geschäftsleitung erhält Zugriff auf alle Datenräume und ist zugleich Key-User für die Zugriffsverwaltung „A09 Zugriffsverwaltung“. Dort werden Zugriffsrechte vergeben. Sehen Sie z.B. nur die Ordner „A05 Lohn“, „A08 FAQ und Dokumentation“ sowie „A013 Lohnbuchhaltung an dhmp“, so wurden Ihre Zugriffsrechte nur auf diese Datenräume vergeben. Wünschen Sie weitere Zugriffsrechte, so sprechen Sie bitte mit der zuständigen Person.

Ordner „A09 Zugriffsverwaltung“

Mit dem PDF können Sie bestimmen und verwalten, welcher Mitarbeiter, auf welchen Datenraum Zugriff erhält.

Wir möchten Ihnen die Verwaltung der Zugriffe so einfach wie möglich gestalten. Das Mandantenportal kann automatisiert das PDF auslesen und Zugriffe verwalten. Im Mandantenportal haben Sie einen Posteingangsbereich. Hier stellen wir Ihnen Unterlagen zur Verfügung. Auch finden Sie einen Postausgangsbereich. In diesem können Sie simpel Dokumente an uns senden, indem Sie diese im jeweiligen Ordner ablegen. Für einen besseren Überblick gibt es für beide Bereiche ein eigenes PDF und Sie bestimmen, wer in welchen Bereich Zugriff erhält.

Ordner „A0901 Berechtigung Posteingang Unterlagen VON dhmp“

Es gibt zwei Möglichkeiten.

1. Einfacher ist es, wenn Sie sich das Mandantenportal als Laufwerkintegration abspeichern. Somit können Sie das Dokument direkt am Rechner öffnen, bearbeiten und wieder abspeichern.

Informationen zur Laufwerkintegration finden Sie im Mandantenportal, Ordner „A08 FAQ und Dokumentation“, Unterordner „A0802 Dokumentation“ und auf unserer Homepage unter Dokumentation.

2. Laden Sie das PDF herunter und speichern Sie es lokal ab. Füllen Sie das PDF aus und laden Sie das PDF mit den aktuellen Rechten wieder in das Mandantenportal im Ordner „A09 Zugriffsverwaltung“, Unterordner „A0901 Berechtigung Posteingang Unterlagen VON dhmp“ hoch.

Bitte tragen Sie den Nachnamen, Vornamen und E-Mail Ihrer Teammitglieder ein. Geben Sie den Anlass an. Das ist wichtig, damit das System weiß, ob es eine Neuanlage (neuer Mitarbeiter eingetragen wurde), eine Änderung (Zugriffe entzogen oder hinzugefügt wurden, sich der Vorname, Nachname oder E-Mail geändert hat) oder eine Löschung (eingetragene Mitarbeiter soll gelöscht werden und somit auch seine Zugriffsrechte) vorzunehmen hat.
Wählen Sie anschließend den gewünschten Ordner, auf den der jeweilige Mitarbeiter Zugriff erhalten soll, aus. Es können auch alle Ordner ausgewählt werden, somit erhält ein Mitarbeiter einen Vollzugriff auf den Posteingangsbereich.

A01 Dauerakte: Verträge (Finanzierung, Miete, usw.), Honorarvereinbarungen, Vollmachten, Gesellschafterprotokolle, Handelsregister, Transparenzregister, dhmp-Rechnungen.

A02 Steuern: Steuererklärungen, Bescheide, Korrespondenz mit Finanzamt/ Behörden, Betriebsprüfungen.

A03 Jahresabschluss: Unterlagen/ Auswertungen/ berichte zur Erstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen, Veröffentlichungsdaten.

A04 Finanzbuchhaltung: Auswertungen zur Finanzbuchhaltung, u.a. Protokolle zur USt-Voranmeldung, ZM, BWAs, Summen- und Saldenlisten, weitere Auswertungen.

A05 Lohnbuchhaltung: Auswertungen zur Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, sensible Personaldaten, Probeabrechnungen, Unterlagen zu Betriebsprüfungen im Bereich Lohnsteuer und Sozialversicherung.

A06 Beratung: Korrespondenz/ Unterlagen bei laufenden Beratungsprojekten.

A07 Wirtschaftsprüfung: Vollständigkeitserklärung, Elektronischer Prüfungsbericht, Testatsexemplar, Leseexemplar.

Dies gilt als Richtlinie. Selbstverständlich werden Unterlagen individuell bereitgestellt. Sie werden persönliche Unterlagen vorfinden, die hier nicht ausgelistet sind, wir aber Ihnen gerne bereitstellen und als wichtig empfinden, diese bereitgestellt zu bekommen. Sollten Ihnen Unterlagen fehlen oder wünschen Sie weitere Unterlagen bereitgestellt zu bekommen, so kontaktieren Sie uns gerne: portal@dhmp.de.

Anfänglich hat nur die Geschäftsleitung, sogenannter Key-User, den Zugriff auf den Ordner, um seine Mitarbeiter einzutragen und Zugriffe zu bestimmen. Deshalb ist dieser Ordner auch nur für die Geschäftsleitung sichtbar. Erhält ein Mitarbeiter das Zugriffsrecht für die Verwaltung der Zugriffe, so wird der Ordner für den jeweiligen Mitarbeiter sichtbar und dieser kann die Verwaltung der Zugriffsrechte übernehmen. Hierzu muss ein Haken für den Ordner „Zugriffsverwaltung“ im PDF „Zugriffsverwaltung Postausgang Ihre Unterlagen AN dhmp“ gesetzt werden. Diese PDF finden Sie im Ordner „A09 Zugriffsverwaltung“, Unterordner „A0902 Berechtigung Postausgang Unterlagen AN dhmp“.

Es ist zu empfehlen 2 bis maximal 3 Personen die Verwaltung der Zugriffsrechte übernehmen zu lassen, z.B. bei Ausfällen wie Urlaub oder Krankheit. Haben mehrere Personen Zugriff auf die Zugriffsverwaltung, wird daraus schnell ein Chaos und es herrscht keine wirkliche Verwaltung mehr.

Es können nur Zugriffe auf Datenräume mit diesem Symbol vergeben werden. Das betrifft die Datenräume „A01 – A07“ sowie „A09 – A014“. Der Datenraum „A08“ enthält Informationen im Umgang mit dem Mandantenportal und ist daher für alle Nutzer sichtbar.

Wir bitten Sie jegliche Änderungen der Benutzerdaten (Vorname, Nachname, E-Mail) im PDF zu aktualisieren. Ebenfalls sollten die Zugriffsrechte angepasst werden, wenn Mitarbeitern Zugriff gewährt oder entzogen wird. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Zugriffsverwaltung reibungslos funktioniert.

Wichtig: Sollte ein Mitarbeiter in seinem Profil persönliche Daten abändern (Vorname, Nachname, E-Mail) so aktualisieren sich diese Daten nicht automatisch im Zugriffsverwaltungs-PDF. Geänderte Daten im Benutzerprofil müssen dem Key-User mitgeteilt werden. Dieser muss im Anschluss die Daten im PDF aktualisieren.

Ich erteile den vorgenannten Personen die jeweilige Zugriffsberechtigung. Diese gilt jeweils bis auf Widerruf gegenüber der dhmp & Co. KG durch mich selbst (entweder über das Mandantenportal oder per E-Mail unter portal@dhmp.de. Ich versichere dabei, dass ich die Richtigkeit und Vollständigkeit der vorstehenden Angaben selbst geprüft habe und sie der Wahrheit entsprechen. Ich verpflichte mich, der dhmp & Co. KG alle Änderungen hinsichtlich der Zugriffsberechtigungen, insbesondere Änderungen der Benutzer (Vorname, Nachname und E-Mail) unverzüglich mitzuteilen, sobald ich davon Kenntnis erlangt habe.

Die dhmp GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung, wenn Zugriffe unberechtigten Personen erteilt werden, die auf unvollständigen oder unrichtigen Angaben des Mandanten beruhen. Ebenfalls haftet die dhmp & Co. KG nicht, wenn Zugangsdaten missbräuchlich verwendet oder an unberechtigte Personen weitergegeben werden.

Ordner „A0902 Berechtigung Postausgang Unterlagen AN dhmp“

Es gibt zwei Möglichkeiten.

1. Einfacher ist es, wenn Sie sich das Mandantenportal als Laufwerkintegration abspeichern. Somit können Sie das Dokument direkt am Rechner öffnen, bearbeiten und wieder abspeichern.

Informationen zur Laufwerkintegration finden Sie im Ordner „A08 FAQ und Dokumentation“, Unterordner „A0802 Dokumentation“ und auf unserer Homepage unter Dokumentation.

2. Laden Sie das PDF herunter und speichern Sie es lokal ab. Füllen Sie das PDF aus und laden Sie das PDF mit den aktuellen Rechten wieder in das Mandantenportal im Ordner „A09 Zugriffsverwaltung“, Unterordner „A0902“ Berechtigung Postausgang Unterlagen AN dhmp“ hoch.

Bitte tragen Sie den Nachnamen, Vornamen und E-Mail Ihrer Teammitglieder ein. Geben Sie den Anlass an. Das ist wichtig, damit das System weiß, ob es eine Neuanlage (neuer Mitarbeiter eingetragen wurde), eine Änderung (Zugriffe entzogen oder hinzugefügt wurden, sich der Vorname, Nachname oder E-Mail geändert hat) oder eine Löschung (eingetragene Mitarbeiter soll gelöscht werden und somit auch seine Zugriffsrechte) vorzunehmen hat.
Wählen Sie anschließend den gewünschten Ordner, auf den der jeweilige Mitarbeiter Zugriff erhalten soll, aus. Es können auch alle Ordner ausgewählt werden, somit erhält ein Mitarbeiter einen Vollzugriff auf den Posteingangsbereich.

A09 Zugriffsverwaltung: Erhält ein Mitarbeiter Zugriff auf diesen Ordner, so darf dieser die Verwaltung der Zugriffsrechte für Sie mitübernehmen. Wir raten Ihnen 2 bis maximal 3 Mitarbeiter hierfür freizuschalten.

A10 Steuern Unterlagen an dhmp: Unterlagen zur Erstellung von Steuererklärungen.

A11 Jahresabschluss Unterlagen an dhmp: Unterlagen zur Erstellung oder Prüfung von Jahresabschlüssen außer sensible Personaldaten mit Zugriffsbeschränkung.

A12 Finanzbuchhaltung Unterlagen an dhmp: Unterlagen zur Erstellung der Finanzbuchhaltung, die nicht in DATEV Unternehmen Online hochgeladen und mit Buchungssätzen verknüpft werden sollen.

A13 Lohnbuchhaltung Unterlagen an dhmp: Unterlagen zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, sensible Personaldaten, Unterlagen für die Lohnauswertung.

A14 Sonstige Unterlagen an dhmp: Alle weiteren Unterlagen, die nicht die Erstellung von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen, Wirtschaftsprüfung, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung betreffen.

Dies gilt als Richtlinie. Sollten Unterlagen nicht im richtigen Ordner landen, ist dies kein Problem. Bei der Bearbeitung werden wir Ihre Unterlagen an die zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten. Sollten Sie Fragen haben, so kontaktieren Sie und gerne: portal@dhmp.de.

Hinweis: Sobald im Postausgangsbereich Ihre Unterlagen nicht mehr ersichtlich sind, gilt das als gutes Zeichen für Sie. Denn dann bearbeitet ein Sachbearbeiter bereits Ihre Unterlagen.

Anfänglich hat nur die Geschäftsleitung, sogenannter Key-User, den Zugriff auf den Ordner, um seine Mitarbeiter einzutragen und Zugriffe zu bestimmen. Deshalb ist dieser Ordner auch nur für die Geschäftsleitung sichtbar. Erhält ein Mitarbeiter das Zugriffsrecht für die Verwaltung der Zugriffe, so wird der Ordner für den jeweiligen Mitarbeiter sichtbar und dieser kann die Verwaltung der Zugriffsrechte übernehmen. Hierzu muss ein Haken für den Ordner.

„Zugriffsverwaltung“ im PDF „Zugriffsverwaltung Postausgang Ihre Unterlagen AN dhmp“ gesetzt werden. Diese PDF finden Sie im Ordner „A09 Zugriffsverwaltung“, Unterordner „A0902 Berechtigung Postausgang Unterlagen AN dhmp“.

Es ist zu empfehlen 2 bis maximal 3 Personen die Verwaltung der Zugriffsrechte übernehmen zu lassen, z.B. bei Ausfällen wie Urlaub oder Krankheit. Haben mehrere Personen Zugriff auf die Zugriffsverwaltung, wird daraus schnell ein Chaos und es herrscht keine wirkliche Verwaltung mehr.

Es können nur Zugriffe auf Datenräume mit diesem Symbol vergeben werden. Das betrifft die Datenräume „A01 – A07“ sowie „A09 – A014“. Der Datenraum „A08“ enthält Informationen im Umgang mit dem Mandantenportal und ist daher für alle Nutzer sichtbar.

Wir bitten Sie jegliche Änderungen der Benutzerdaten (Vorname, Nachname, E-Mail) im PDF zu aktualisieren. Ebenfalls sollten die Zugriffsrechte angepasst werden, wenn Mitarbeitern Zugriff gewährt oder entzogen wird. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Zugriffsverwaltung reibungslos funktioniert.

Wichtig: Sollte ein Mitarbeiter in seinem Profil persönliche Daten abändern (Vorname, Nachname, E-Mail) so aktualisieren sich diese Daten nicht automatisch im Zugriffsverwaltungs-PDF. Geänderte Daten im Benutzerprofil müssen dem Key-User mitgeteilt werden. Dieser muss im Anschluss die Daten im PDF aktualisieren.

Ich erteile den vorgenannten Personen die jeweilige Zugriffsberechtigung. Diese gilt jeweils bis auf Widerruf gegenüber der dhmp & Co. KG durch mich selbst (entweder über das Mandantenportal oder per E-Mail unter portal@dhmp.de. Ich versichere dabei, dass ich die Richtigkeit und Vollständigkeit der vorstehenden Angaben selbst geprüft habe und sie der Wahrheit entsprechen. Ich verpflichte mich, der dhmp & Co. KG alle Änderungen hinsichtlich der Zugriffsberechtigungen, insbesondere Änderungen der Benutzer (Vorname, Nachname und E-Mail) unverzüglich mitzuteilen, sobald ich davon Kenntnis erlangt habe.

Die dhmp GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung, wenn Zugriffe unberechtigten Personen erteilt werden, die auf unvollständigen oder unrichtigen Angaben des Mandanten beruhen. Ebenfalls haftet die dhmp & Co. KG nicht, wenn Zugangsdaten missbräuchlich verwendet oder an unberechtigte Personen weitergegeben werden.

Freigebe, Direkt-Link und Dateien anfordern

Im Mandantenportal können Sie Dateien, Ordner und sogar Datenräume mit Dritten oder internen Mitarbeitern ohne Zugriffsrecht, teilen.

Gehen Sie dazu jeweils im Datenraum, Ordner oder Datei, auf die drei Punkte im oberen Menübereich und klicken Sie diese an. Wählen Sie Freigeben.

Freigabe 01

Anschließend können Sie auf Wunsch ein Ablaufdatum oder Kennwort für diese Datei, Ordner oder Datenraum festlegen. Unter „Weitere Einstellungen“ können Sie z.B. die Anzahl der Downloads begrenzen oder zuvor hinzugefügte Notizen anzeigen lassen. Klicken Sie auf Freigabe-Link erstellen.

Freigabe 02

Freigabe 03

Zum Abschluss geben Sie noch die gewünschte E-Mail-Adresse ein. Es können ebenfalls mehrere E-Mail-Adressen eingegeben werden. Klicken Sie auf Senden. Die Adressaten erhalten automatisch eine E-Mail mit dem darin enthaltenen Link zu Ihrer Datei, Ordner oder Datenraum.

Freigabe 04

Im Mandantenportal können Sie von Dateien, Ordner und sogar Datenräume einen Direkt-Link erstellen und diesen mit Dritten oder internen Mitarbeitern teilen.
Gehen Sie dazu jeweils im Datenraum, Ordner oder Datei, auf die drei Punkte im oberen Menübereich und klicken Sie diese an. Wählen Sie Direkt-Link kopieren.

Freigabe 06

Anschließend wird der Link automatisch in Ihre Zwischenablage kopiert und kann mit den Wunschadressaten auf beliebigem Wege geteilt werden.

Freigabe 07

Im Mandantenportal können Sie sich direkt in Ihren gewünschten Ordner oder Datenraum von Dritten oder internen Mitarbeitern ohne Zugriffsrecht, Dateien hochladen lassen. Eine Anmeldung im Portal ist für diese Adressaten nicht notwendig.

Gehen Sie dazu jeweils im Datenraum, Ordner oder Datei, auf die drei Punkte im oberen Menübereich und klicken Sie diese an. Wählen Sie Dateien anfragen.

Freigabe 08

Anschließend können Sie auf Wunsch ein Ablaufdatum oder Kennwort für diese Anfrage festlegen. Unter „Weitere Einstellungen“ können Sie z.B. die Anzahl der Dateien begrenzen oder eine interne Notiz hinzufügen. Klicken Sie auf Dateianfrage-Link erstellen.

Freigabe 10

Freigabe 11

Zum Abschluss geben Sie noch die gewünschte E-Mail-Adresse ein. Es können ebenfalls mehrere E-Mail-Adressen eingegeben werden. Klicken Sie auf Senden. Die Adressaten erhalten automatisch eine E-Mail mit dem darin enthaltenen Link zu einem geschützten und hochsicheren Upload-Bereich des dhmp Mandantenportals. Die hochgeladenen Dateien kommen auf direktem Wege bei Ihnen im Mandantenportal an.

Freigabe 12

dhmp Mandantenportal als App

1. Um das dhmp Mandantenportal als App zu installieren, muss diese zuerst im App Store heruntergeladen werden. Suchen Sie dazu im App Store nach DRACOON, oder rufen Sie folgende Adresse direkt auf:

https://itunes.apple.com/de/app/dracoon/id1382260906

2. Nach dem Antippen von Installieren, wird die App auf Ihrem iOS-Gerät installiert und kann anschließend geöffnet werden. Beim Start der App tippen Sie auf Anmelden, um fortzufahren.

3. Danach erscheint eine Abfrage. Hier wird festgelegt, an welcher Umgebung, Sie sich anmelden möchten. Geben Sie https://portal.dhmp.de ein und tippen Sie auf Übernehmen.

Iphone 0

4. Nun erscheint ein Dialogfeld zur Eingabe Ihrer Benutzerdaten. Geben Sie im Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse ein. Im Feld Kennwort Ihr Anmeldekennwort. Sollten Sie Ihr Kennwort nicht mehr wissen, tippen Sie auf Kennwort vergessen, um ein neues Kennwort festzulegen und tippen Sie abschließend auf Anmelden.

Iphone 1

Systemvoraussetzung: Zur Nutzung wird ein Apple iPhone oder iPad mit einer iOS-Version von 14.0 oder höher benötigt.

1. Um das dhmp Mandantenportal als App zu installieren, muss diese zuerst im Google Play Store heruntergeladen werden. Suchen Sie dazu im Google Play Store nach DRACOON, oder rufen Sie folgende Adresse direkt auf:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dracoon

Android 0

2. Nach dem Antippen von Installieren, wird die App auf Ihrem Android-Gerät installiert und kann anschließend geöffnet werden. Beim Start der App tippen Sie auf Anmelden, um fortzufahren.

3. Danach erscheint eine Abfrage. Hier wird festgelegt, an welcher Umgebung, Sie sich anmelden möchten. Geben Sie https://portal.dhmp.de ein und tippen Sie auf Übernehmen.

Android 1

4. Nun erscheint ein Dialogfeld zur Eingabe Ihrer Benutzerdaten. Geben Sie im Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse ein. Im Feld Kennwort Ihr Anmeldekennwort. Sollten Sie Ihr Kennwort nicht mehr wissen, tippen Sie auf Kennwort vergessen, um ein neues Kennwort festzulegen und tippen Sie abschließend auf Anmelden.

Android 2

Systemvoraussetzung, die für die Nutzung erfüllt sein müssen:
1. Software: Android 8.0 (oder höher) und kein gerootetes OS
2. Hardware: Android Smartphone oder Tablet

WebDAV-Verbindung mit dem Mandantenportal

Um einen Datenraum über WebDAV als Netzlaufwerk verbinden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in der Schnellleiste den Punkt „Gehe zu“ und anschließend „Mit Server verbinden“ aus. Sie können auch die Tastenkombination „CMD+K“ verwenden.

Macos 01

2. Kopieren Sie im Mandantenportal portal.dhmp.de den WebDAV-Pfad (rechtsklick auf den gewünschten Datenraum bzw. Ordner).

Macos 02

3. Nun muss die kopierte Adresse eingegeben werden. Um eventuellen Fehlern vorzubeugen, muss hier zwingend auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden.

Macos 03

4. Geben Sie Benutzernamen und Kennwort ein. Hier werden dieselben Zugangsdaten verwendet, wie Sie diese im Mandantenportal bereits nutzen.

Macos 04

Macos 05

5. Nun wird in der Laufwerksübersicht der entsprechende Datenraum als Netzwerk/ Freigabe verbunden angezeigt, so dass mit einem normalen Volumen Dateien ausgetauscht und bearbeitet werden können.

Macos 05

Systemvoraussetzung zur Verwendung von Web-DAV-Clients: ein Betriebssystem mit integrierter WebDAV-Funktionalität oder eine entsprechende WebDAV-Client-Software.

Achtung: Bei den meisten Macs kommt es zu Problemen, wenn im Namen der Datenräume Leerzeichen verwendet werden; es wird empfohlen, Leerzeichen durch Unterstriche zu ersetzen.

Um einen Datenraum über WebDAV als Netzlaufwerk verbinden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Windows Explorer oben den Button „Netzlaufwerk verbinden“.

Win 8 1 1

2. Kopieren Sie im Mandantenportal portal.dhmp.de den WebDAV-Pfad (rechtsklick auf den gewünschten Datenraum bzw. Ordner).

Win 8 1 2

3. Geben Sie im Feld Ordner den kopierten WebDAV-Pfad ein. Bitte übernehmen Sie hierbei unbedingt die vorgegebene Groß-/Kleinschreibung. Der Laufwerksbuchstabe ist frei wählbar; Sie können hierbei irgendeinen auswählen, der nicht bereits durch einen Datenträger Ihres PCs belegt ist.

Win 8 1 3

4. Geben Sie denselben Benutzernamen und dasselbe Kennwort ein, welches Sie für das Mandantenportal verwenden.

Win 8 1 4

5. Nun wird im Windows Explorer der entsprechende Datenraum als Netzlaufwerk verbunden und angezeigt, so dass wie mit einem normalen Laufwerk Dateien ausgetauscht und bearbeitet werden können (Drag & Drop).

Win 8 1 5

Systemvoraussetzung zur Verwendung von Web-DAV-Clients: ein Betriebssystem mit integrierter WebDAV-Funktionalität oder eine entsprechende WebDAV-Client-Software.

Systemvoraussetzung zur Verwendung von Web-DAV-Clients: ein Betriebssystem mit integrierter WebDAV-Funktionalität oder eine entsprechende WebDAV-Client-Software.

Um einen Datenraum über WebDAV als Netzlaufwerk verbinden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Datei-Explorer.

2. Klicken Sie links in der Leiste auf Dieser PC.

3. Sollte das Menüband zugeklappt sein, klicken Sie auf die Registerkarte Computer, um das Menüband einzublenden.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Netzlaufwerk verbinden.

Win 10 1

5. Kopieren Sie im Mandantenportal Portal.dhmp.de den WebDAV-Pfad (rechtsklick auf den gewünschten Datenraum bzw. Ordner).

Win 10 2

6. Geben Sie im Feld Ordner den kopierten WebDAV-Pfad ein. Bitte übernehmen Sie hierbei unbedingt die vorgegebene Groß-/Kleinschreibung. Der Laufwerksbuchstabe ist frei wählbar; Sie können hierbei irgendeinen auswählen, der nicht bereits durch einen Datenträger Ihres PCs belegt ist.

Win 10 3

7. Geben Sie Benutzernamen und Kennwort ein.

Win 10 4

8. Nun wird im Datei-Explorer der entsprechende Datenraum als Netzlaufwerk verbunden und angezeigt, so dass wie mit einem normalen Laufwerk Dateien ausgetauscht und bearbeitet werden können (Drag & Drop).

Win 10 5

Systemvoraussetzung zur Verwendung von Web-DAV-Clients: ein Betriebssystem mit integrierter WebDAV-Funktionalität oder eine entsprechende WebDAV-Client-Software.

Um einen Datenraum über WebDAV als Netzlaufwerk verbinden zu können, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Datei-Explorer.
2. Klicken Sie links in der Leiste auf Dieser PC.
3. Sollte das Menüband zugeklappt sein, klicken Sie auf die Registerkarte Computer, um das Menüband einzublenden.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste des Datei-Explorers auf die Dreipunktschaltfläche und danach auf Netzlaufwerk verbinden.

Win 11 1

5. Kopieren Sie im Mandantenportal Portal.dhmp.de den WebDAV-Pfad (rechtsklick auf den gewünschten Datenraum bzw. Ordner).

Win 11 2

6. Geben Sie im Feld Ordner den kopierten WebDAV-Pfad ein. Bitte übernehmen Sie hierbei unbedingt die vorgegebene Groß-/Kleinschreibung. Der Laufwerksbuchstabe ist frei wählbar; Sie können hierbei irgendeinen auswählen, der nicht bereits durch einen Datenträger Ihres PCs belegt ist.

Win 11 3

7. Geben Sie Benutzernamen und Kennwort ein.

Win 11 4

8. Nun wird im Datei-Explorer der entsprechende Datenraum als Netzlaufwerk verbunden und angezeigt, so dass wie mit einem normalen Laufwerk Dateien ausgetauscht und bearbeitet werden können (Drag & Drop).

Systemvoraussetzung zur Verwendung von Web-DAV-Clients: ein Betriebssystem mit integrierter WebDAV-Funktionalität oder eine entsprechende WebDAV-Client-Software.

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Unsere Ansprechpartnerin hilft Ihnen gerne weiter

Tatjana Zimmer

Junior Projektmanagerin Innovation & Digitalisierung

Standort: Karlsruhe

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